第一章 总则

第一条为了加强对本基金会会计档案的管理，规范会计档案的收集、整理、保管工作，使会计档案管理更加规范化、制度化，有效地保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）的有关要求，结合本基金会实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称的会计档案是指基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。具体形式包括以下几个方面的内容：

1、会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。凡是与支付活动直接相关的原始凭证如发票（收据）、领据、批文等，必须随记账凭证装订，与支付活动不直接

相关的文件，如招标文件、工程验收报告、资产评估报告等可不作为原始凭证收录。

2、会计账簿，包括总账、明细账、现金和银行存款日记账、辅助账簿等。

3、财务报告，具体包括：

（1）本部门月报、季报、年报；

（2）决算报表和决算说明；

（3）由基金会发出的各类统计报表；

4、工资和助学金发放清册；

5、银行对账单和银行调节表；

6、基金会预算；

7、财务管理系统数据库备份光盘（按规定每周备份一次，但作为档案存放只要求一年一份）；

8、历年会计科目。

第三条  会计档案必须指派专人管理，会计档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第四条  会计档案的管理工作包括：会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、期满销毁等工作。

第二章 会计档案的整理

第五条会计档案按照会计年度进行组卷，各年度的会计档案不能混合立卷。

第六条记账凭证连同所附的原始凭证由制证单位装订、整理，当月凭证必须于次月20日前装订完毕，其他档案由经办人员负责整理。

第三章 会计档案的传递和保管

第七条当年的会计档案必须在次年的3月31日前移交会计档案管理员，并办理交接手续，在未移交前由经办人员保管。

第八条档案室为会计档案的存放提供必须的场地和设施，原则上会计档案应该集中保管，分类存放。

第九条会计档案的保管期限按国家有关规定执行。

第四章 会计档案的查阅

第十条会计信息属本单位秘密，会计档案内容不得随意向外披露。

第十一条本单位人员调阅往年会计档案必须经过管理员，并填写《会计档案查阅登记簿》。

第十二条会计档案，原则上不得借出，外单位人员调阅会计档案，必须经基金会秘书长审批同意。同时要由档案管理人员详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间。

第十三条查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。

第五章 会计档案的销毁

第十四条 财会档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

第十五条  财会档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。对于保管期满，但未结清的债权、债务及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十六条  保管期满的会计档案，按照以下程序销毁：

（一）对已无保存价值的会计档案造具清册，经基金会领导批准后，由学校档案部门和基金会各派一人监销。

（三）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容认真清点，核对无误后，监销人应当在销毁清册上签名盖章，方可进行销毁。

（四）销毁清册一式两份，一份经主管领导审查批准后归档，一份留基金会存查。

第六章  附则

第十七条本办法由中南财经政法大学教育发展基金会秘书处负责解释与修订。

第十八条本办法经2020年7月17日中南财经政法大学教育发展基金会秘书长办公会议审议通过，自通过之日起试行。